Kennst du das? Jeder Tag ist vollgepackt mit Meetings, Telefonaten, E-Mails und der ein oder anderen unerwarteten Aufgabe. Dazwischen musst du auch noch Zeit für dein Privatleben und deine Familie finden.

Wie kannst du es schaffen, alles unter einen Hut zu bekommen?

Indem du die 10 Tipps in diesem Artikel umsetzt, mit denen du produktiver werden und mehr in weniger Zeit erledigen kannst.

Das Geheimnis liegt im optimalen Zusammenspiel von Produktivität und Zeitmanagement.

1. Setze Prioritäten!

Egal wie gut organisiert du bist, manchmal scheinen die Tage einfach viel zu kurz zu sein, um alles erledigen zu können. Wie kannst du an einem so stressigen Tag trotzdem produktiv sein?

Indem du Prioritäten setzt. Schreib am besten schon am Vortag eine To-Do-Liste und ordne die Aufgaben nach Wichtigkeit. Besonders anspruchsvolle Tätigkeiten sollten möglichst früh am Tag erledigt werden, damit man den Rest des Tages entspannter angehen kann. Oder in deiner „Productivity Hour“ (siehe Tipp 10).

Achte bei der Erstellung deiner To-Do-Liste jedoch darauf, realistische Prioritäten zu setzen und stelle sicher, dass deine To-Do’s zeitlich machbar sind.

2. Die 2-Minuten-Regel

Die 2-Minuten-Regel ist einfach, aber effektiv: Wenn die Aufgabe in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, erledige sie sofort!

Das mag zunächst nicht nach viel Zeit erscheinen, aber wenn du diese Regel befolgst, wirst du dich wundern, wie viel Zeit dir dieser Trick in einer Woche spart. Außerdem verhinderst du, dass du irgendwann vor einem Berg dieser kleinen Aufgaben stehst.

3. Kein Multi-Tasking!

Wer produktiv sein will, muss in der Lage sein, möglichst viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Multi-Tasking ist das Maß aller Dinge… so scheint es zumindest.

FALSCH!

Multi-Tasking raubt dir nicht nur sehr viel geistige Energie, sondern kostet dich auch jede Menge Zeit und Nerven. Denn im Endeffekt brauchst du wesentlich länger, bringst nichts richtig zu Ende und machst sicher mehr Fehler.

Also, wenn du produktiver werden willst, vergiss Multi-Tasking und konzentriere dich stattdessen immer nur auf eine einzige Sache. Und erst wenn du damit fertig bist, gehst du die nächste Aufgabe auf deiner To-Do-Liste an.

Merke: Wer zwei Hasen gleichzeig jagen will, erwischt keinen!

4. Gönn dir Pausen!

Viele Menschen glauben, dass sie produktiver sind, wenn sie möglichst lange arbeiten und möglichst wenig Pausen machen. Doch das ist ein Irrglaube.

Fällt dir die Arbeit zunehmend schwer, verwirfst du immer wieder Ideen oder sitzt du seit 15 Minuten vor einem weißen Blatt Papier? Dann ist der ideale Zeitpunkt für eine Pause, in der du zum Beispiel für ein paar Minuten einen Spaziergang machen könntest.

Du wirst sehen: Sobald du wieder zurück am Arbeitsplatz bist, wirst du wieder um ein Vielfaches produktiver arbeiten.

5. Nicht alle paar Minuten E-Mails checken!

E-Mails sind einer der gierigsten Zeitfresser überhaupt. Mal ganz ehrlich … wie oft schaust du jeden Tag in den E-Mail-Postfach? Oder ist das bei dir etwa sowieso die ganze Zeit geöffnet und benachrichtigt dich jedes Mal, wenn eine neue Mail reinflattert?

Wenn du produktiver werden willst, checke deine E-Mails maximal dreimal täglich.

Du wirst schnell merken, wie viel fokussierter du dann arbeiten und wie viel Zeit du sparen kannst.

Das gleiche gilt übrigens auch für deine sozialen Netzwerke. Wenn du sie nicht unbedingt zum Arbeiten brauchst, dann ausloggen, ausschalten und vergessen. Die Welt dreht sich auch weiter, wenn du nicht alle 30 Minuten bei Facebook nachschaust, was deine Freunde so treiben. 😊

6. Optimiere deine Gewohnheiten!

Unser Handeln wird Großteils von Gewohnheiten bestimmt, die wir automatisch ausführen, ohne darüber nachzudenken. Diese können sowohl positiv als auch negativ sein. Sie können uns dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten, aber uns auch daran hindern, das Maximum aus uns herauszuholen.

Wenn du also produktiver werden willst, überprüfe, was du – unbewusst – routinemäßig machst!

Eine gute Gewohnheit ist zum Beispiel, am Abend den folgenden Tag fünf Minuten lang im Voraus zu planen. Wenn du weißt, was du über den ganzen Tag tun musst, wirst du produktiver werden und viel mehr erreichen.

Ein Beispiel für eine schlechte Gewohnheit ist, alle paar Minuten während der Arbeit aufs Handy zu schauen. Dies kann zu Unkonzentriertheit und Fehlern führen und ist Gift für produktives Arbeiten.

7. Mit 2 Listen viel produktiver werden

Das ist ein Geheimtipp, der mir geholfen hat, viel produktiver zu werden. Ich arbeite dabei mit zwei Listen:

A) Die „Next Step-Liste”:
Diese Liste beinhaltet den jeweiligen nächsten Schritt (und wirklich nur den nächsten Schritt), den du pro Projekt durchführen musst. So weißt du genau, was als Nächstes zu tun ist und musst nicht erst darüber nachdenken. Du solltest dir für jedes Projekt, an dem du arbeitest, eine neue „Next Step“ Liste erstellen. Sobald ein Schritt abgeschlossen ist, kannst du ihn von der Liste streichen und den nächsten angehen.

B) Die „Future/Maybe“ Liste:
Das ist die beste Möglichkeit, gute Ideen im Alltagsstress nicht untergehen zu lassen. Auf dieser Liste sollten Dinge stehen, für die du gerade keine Zeit hast, die du aber später vielleicht erledigen willst.

Du weißt ja … Ideen sind wie ein scheues Reh. Gerade sind sie noch da, doch beim nächsten Augenzwinkern schon wieder weg. Deshalb ist es so wichtig, flüchtige Ideen SOFORT festzuhalten. Soll schon vorgekommen sein, dass aus einer spontanen Idee ein Millionen-Business entstanden ist. 😊

Deshalb mein Tipp: Hab immer was zum Notieren bei dir. Sei es ein Zettel und Stift oder dein Handy. Denn du weißt nie, wann und wo die nächste geniale Idee aufblitzt.

8. Angst vor dem Scheitern raubt Produktivität!

Unternehmer haben viele Ängste. Angst vor dem Scheitern, Angst davor, etwas nicht gut zu machen, Angst davor, dass das Unternehmen nicht erfolgreich sein wird. Sobald das Gehirn mit diesen Ängsten überflutet ist, ist produktives Arbeiten unmöglich.

Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, diese Ängste zu überwinden:

Stell dir das gewünschte Endresultat bildlich vor. Wie stolz wirst du auf dich sein, wenn du es durchgezogen hast? Wie begeistert werden deine Kunden sein? Wie viel mehr Umsatz machst du?

Oder stell dir vor wie es ist, wenn du dein Vorhaben nicht umsetzt. Wie fühlst du dich bei dem Gedanken? Was entgeht deinen Kunden? Auf wie viel Geld verzichtest du möglicherweise?

Die Angst vor dem Scheitern ist irrational. Denn egal, ob dir etwas gelingt oder nicht, du lernst auf jeden Fall dazu, sammelst Erfahrungen und kannst es beim nächsten Mal besser machen.

Und bedenke: Wer etwas versucht, kann scheitern. Wer nichts versucht, ist schon gescheitert.

9. Schlaf und mentale Gesundheit sind der mächtigste Produktivitätshebel!

Wenn du jede Nacht mindestens 7 bis 8 Stunden schläfst, wirst du am nächsten Morgen ausgeruht und energiegeladen sein und den Tag viel produktiver nutzen können.

Außerdem ist es wichtig, dass du dein Handy und deinen Laptop aus dem Schlafzimmer verbannst, damit du nicht versuchst, noch ein paar E-Mails zu beantworten oder die neuesten Nachrichten zu checken, bevor du schlafen gehst. Versuche stattdessen, mindestens eine Stunde vor dem Schlafengehen keine Bildschirmzeit mehr zu haben. Das blaue Licht sorgt dafür, dass du schlechter einschläfst.

Die mentale Gesundheit ist mindestens genauso wichtig, wie die körperliche, doch sie wird oft nicht berücksichtigt. Ein ungelöstes privates oder geschäftliches Problem, kann bereits einen großen Einfluss auf unsere Produktivität haben. Du wirst nicht in der Lage sein, gut mit komplexen Situationen umzugehen, wenn dein Kopf ständig woanders ist.

Vor allem für uns Unternehmer ist es extrem wichtig, dass wir uns Zeit für Freunde und Familie nehmen. Diese Momente sind perfekt, um uns von der Arbeit abzulenken und um auf andere Gedanken zu kommen. Gleichzeitig ist es wichtig, dass wir uns Zeit für uns selbst nehmen. Ein Spaziergang ohne Handy, ein Buch lesen oder meditieren, unser Kopf braucht Momente, in denen er abschalten kann.

10. Geheimtipp der Milliardäre: Productivity Hour

Die Productivity Hour (Produktivitäts-Stunde) ist eine Stunde, in der du so konzentriert wie möglich arbeitest. Ohne Ablenkung. Ohne Pause. Ohne zu viel nachzudenken. Fokussiere dich in dieser Stunde nur auf eine einzige Sache. Du glaubst gar nicht, wie viel du mit etwas Übung in nur 60 Minuten schaffen kannst.

Das Konzept ist einfach. Jeder Mensch hat bestimmte Tageszeiten, an denen er am produktivsten ist. Für manche ist es in den frühen Morgenstunden, für andere am späten Nachmittag, andere sind wieder Nachteulen.

Wenn du dein Zeitfenster höchster Produktivität identifiziert hast, kannst du dort deine Productivity Hour festlegen. Arbeite in dieser Stunden an der wichtigsten, dringendsten oder schwierigsten Aufgabe.

Das waren meine 10 Tipps, mit denen du produktiver werden kannst.

Probier es aus.

Ich bin mir sicher, wenn du diese 10 Tipps in deinen Alltag integrierst, wirst du tatsächlich bis zu 4-mal produktiver werden und deine unternehmerischen und privaten Ziele viel schneller erreichen. Dafür lohnt es sich doch daran zu arbeiten, oder? Viel Erfolg dabei!